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Wir glauben, dass Wissen geteilt werden sollte, wo immer sich Menschen aufhalten

Zusammen mit den Organisatoren des Tsukuba-Forums, NTT Access Service Systems Laboratories, haben wir das Forum, als es 2020 aufgrund von COVID-19 gefährdet war, von einer physischen auf eine virtuelle Veranstaltung umgestellt. Mit gutem Projektmanagement und guter Planung hat unser Cloud Communications Team ein makelloses virtuelles Veranstaltungserlebnis geschaffen. Die Einbeziehung von Gamification-Taktiken ermutigte die Besucher, auf die Präsentation zuzugreifen und mit den Ausstellern zu interagieren. Das virtuelle Tsukuba-Forum zog mehr Teilnehmer an als die früheren physischen Versionen und erhielt ein enorm positives Feedback von den Teilnehmern.

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Durchführung einer Großveranstaltung inmitten der COVID-19-Pandemie

Das Tsukuba Forum ist die weltweit führende Veranstaltung für Innovationen bei Zugangsnetzen. Hier konnten die Innovatoren in den letzten 30 Jahren Kontakt miteinander aufnehmen und Ideen weiterentwickeln. Eine Absage der Veranstaltung aufgrund der COVID-19-Pandemie stellte keine Option dar, weshalb das Team beschloss, stattdessen ein virtuelles Veranstaltungserlebnis bereitzustellen.

„Es bestand das Risiko, dass wir die Gelegenheit zum Austausch mit führenden Vertretern der Zugangsnetzbranche verlieren würden und damit auch die Möglichkeit, die Entwicklung von Technologien für Zugangsnetze zu beschleunigen“, sagte Ikuko Takagi, Mitglied des Planungsteams. „Das war angesichts des von der Branche in die Veranstaltung gesetzten Vertrauens und der damit verbundenen Verantwortung keine Option, sodass wir uns für die virtuelle Variante entschieden haben.“

Die Entwicklung eines Formats, das einer intensiven Agenda gerecht wird, den Expertenaustausch fördert und Innovationen vorantreibt, war von entscheidender Bedeutung, genau wie bei einer physischen Veranstaltung. Da die Veranstaltung zum ersten Mal online durchgeführt wurde – mit Keynotes, Workshops, Diskussionsforen und einer Ausstellungshalle – waren die Bedenken groß, dass die Teilnehmer das neue Format möglicherweise nicht akzeptieren würden.

Das Organisationsteam des Forums benötigte einen Partner, der zum Erreichen seiner wichtigsten Ziele beitragen konnte, die komplexen Anforderungen verstand und eine einfache und interaktive Erfahrung innerhalb eines dreimonatigen Zeitrahmens bereitstellen konnte.

„Wir verfügen über die Fähigkeiten, eine physische Veranstaltung auszurichten“, bestätigte Akifumi Tanase, General Secretariat Tsukuba Forum 2020. „Aber wir hatten wenige Kenntnisse über die Erstellung eines Online-Forum und dessen Bereitstellung in kürzester Zeit. Zum Glück konnten wir uns auf die Abteilung Cloud Communications von NTT verlassen, die uns unterstützte.“

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Welche Services?

Projektmanagement für Digital Events, virtuelle Veranstaltungserstellung, Produktion von Multimedia-Veranstaltungen

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Welche Technologien?

Virtuelle Veranstaltungsplattform (30 Experten)

„Durch die Bereitstellung einer Plattform mit Unterstützung des Cloud Communications-Teams konnten wir in kurzer Zeit ein komplettes Set aus Vorträgen, Exponaten, Chats und Punkte-Rallyes realisieren.“
Akifumi Tanase , General Secretariat Tsukuba Forum 2020

Gamification als Interaktionstreiber

Das Tsukuba-Forum fand auf unserer virtuellen Veranstaltungsplattform als zweitägiges Online-Event statt.

Die Organisationsteams des Forums und von NTT transformierten innerhalb von drei Monaten erfolgreich die Elemente der üblichen physischen Veranstaltung und schafften es, eine aktive Teilnahme und Interaktion unter den Teilnehmern zu erreichen.

„Die Abteilung Cloud Communications war in der Lage, uns in sehr kurzer Zeit zu unterstützen und auf uns einzugehen“, sagte Takagi.

Das Online-Format bot den Teilnehmern mit einer simplen und sicheren Online-Registrierung einen einfachen Zugang. Keynotes, Workshops und Diskussionsgruppen, die in virtuellen Räumen abgehalten wurden, boten zahlreiche Möglichkeiten, um mehr über Innovationen zu erfahren und darüber zu diskutieren, ebenso wie die 85 Sponsorenstände und 47 Ausstellungen aus den Labors. Die Farbcodierung half den Teilnehmern, sich in den verschiedenen Hallen zu orientieren und verlieh den Sponsoren der Veranstaltung zusätzliche Sichtbarkeit.

Die Teilnahme an den Workshops und der Besuch der Ausstellungshalle wurde durch eine Gamification-Taktik in Form einer virtuellen „Stempel-Rallye“ weiter verstärkt.

„Wenn wir das physische Forum veranstalten, ermutigen wir die Teilnehmer, die verschiedenen Exponate zu besuchen, indem wir eine Stempel-Rallye organisieren. Die Teilnehmer erhalten an jedem Stand einen Stempel, und nach Erhalt einer bestimmten Anzahl von Stempeln erhalten sie einen Preis“, erklärte Takagi.

„Wir haben diese Idee auch auf die Online-Plattform angewendet.“ Jedes Mal, wenn ein Teilnehmer einen Stand oder einen Workshop besuchte, erhielt er eine bestimmte Anzahl von Punkten. Diese wurden dann in eine Rangliste innerhalb des Gamification-Abschnitts der Online-Plattform einbezogen. Am Ende der Veranstaltung wurde dem Teilnehmer mit den meisten Punkten ein Preis verliehen. Der Preis wurde dem Gewinner nach Abschluss der virtuellen Veranstaltung per Post zugeschickt.

„Diese Veranstaltung bot ihrem Publikum ein einzigartiges virtuelles Erlebnis. Es war faszinierend zu sehen, dass ein digitales Erlebnis mit der Übergabe des Preises an den Gewinner sogar einen physischen Touch haben kann“, schloss Takagi.

Die Verwendung virtueller Visitenkarten sorgte dafür, dass die während der Veranstaltung geknüpften Kontakte auch nach der Veranstaltung weitergeführt werden konnten. Mit dem V-Card-System können die Teilnehmer geschäftliche Informationen innerhalb der virtuellen Plattform problemlos austauschen und so von Anfang an ein hohes Maß an Engagement sicherstellen.

Die aktive Teilnahme wurde durch die Flexibilität der Teilnehmer in Bezug auf den Konsum von Inhalten weiter optimiert. Die Veranstaltung wurde live und auf Abruf ausgerichtet, sodass die Teilnehmer mühelos zwischen den verschiedenen Online-Räumen navigieren und das Erlebnis an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen konnten.

Hohe Beteiligung und Popularität durch ein einfaches und flexibles Eventerlebnis

Trotz der anfänglichen Bedenken, ob die Teilnehmer die Formatänderung und den Umfang der Interaktionen während der Veranstaltung akzeptieren würden, war das virtuelle Tsukuba-Forum ein voller Erfolg.

Höhere Reichweite

Die Teilnehmerzahl stieg von 7.100 Teilnehmern im Jahr 2019 auf 8.800 Teilnehmer im Jahr 2020 (24 % Steigerung), mit einem starken positiven Feedback der Teilnehmer. Das Team stellte außerdem fest, dass das Forum eine breitere demografische Gruppe erreichte, mit Teilnehmer aus mehr Regionen Japans.

„Es war unsere erste Online-Veranstaltung und ohne jegliche Vorkenntnisse mussten wir eine Menge lernen“, sagte Tanase. „Ich freue mich, dass wir ein sehr positives Feedback erhalten haben.“

Aktive Teilnahme

Dank des Gamification-Ansatzes waren sowohl die Präsentationen als auch die Ausstellungshallen sehr gut besucht, wobei 2.600 der 8.800 Teilnehmer an der Stempel-Rallye teilnahmen.

Die Keynotes erfreuten sich mit 5.000 Teilnehmern besonderer Beliebtheit. Die Teilnehmerbefragung zeigte, dass 99 % mit den Keynotes zufrieden waren, und eine große Mehrheit von 86 % der Teilnehmer bewerteten die Erfahrung mit den Ausstellungen als positiv.

Eine starke Partnerschaft

Durch die Zusammenarbeit mit uns als vertrauenswürdigem Partner konnte sich das Organisationsteam des Tsukuba-Forums darauf konzentrieren, eine qualitativ hochwertige Veranstaltung durchzuführen, die Innovatoren verband und die Erwartungen der Teilnehmer erfüllte.

„Durch die Bereitstellung einer Plattform mit der Unterstützung des Cloud Communications-Teams konnten wir eine vollständige Vortragsreihe realisieren.

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