Der intelligente Arbeitsplatz von NTT DATA bietet eine erstklassige Mitarbeitererfahrung und macht hybrides Arbeiten leicht

Zusammenfassung

Herkömmliche Arbeitsplätze waren in Singapur die Norm, bevor die Pandemie die Grenzen zwischen Home und Office verschwimmen ließ. Mit der Konsolidierung der Arbeitsplätze hat NTT DATA eigene Technologieressourcen dafür genutzt, einen intelligenten Arbeitsplatz zu entwerfen, der Innovation und Zusammenarbeit fördert und die Rückkehr ins Büro für die Beschäftigten attraktiv macht. Das Ersetzen der alten Infrastruktur und die Umstellung auf die Cloud haben die Kosten um 30 % gesenkt und zu einer Bewertung von 76 % hinsichtlich Zufriedenheit am Arbeitsplatz geführt.

Transformieren des Büros in den Arbeitsplatz der Zukunft

Die Konsolidierung mehrerer Unternehmen und zehn Niederlassungen in Singapur war Herausforderung und Chance gleichermaßen. Wir hatten eine herkömmliche Büroeinrichtung, bei der jede Person ihren eigenen Schreibtisch und ihr eigenes Telefon hatte. Das änderte sich mit der Pandemie, als unsere Mitarbeiter plötzlich von zu Hause aus arbeiten mussten. Als Technologieunternehmen verfügten wir über die Ressourcen, um diesen Wandel reibungslos zu gestalten.

Jaselle Yeo, eine Geschäftsanalystin, vermisste das Büro zeitweise, während sie von zu Hause aus arbeitete. „Von zu Hause aus zu arbeiten hat seine guten und schlechten Seiten. Gut ist die Zeitersparnis, indem Meetings direkt nacheinander abgehalten werden können, ohne dabei Arbeitswege in Kauf nehmen zu müssen. Nachteile sind Verbindungsprobleme in virtuellen Meetings. Außerdem kann ich die Körpersprache des Kunden nicht so gut lesen wie im persönlichen Kontakt.“

Als die Einschränkungen aufgehoben wurden und es sicher war, ins Büro zurückzukehren, wollten wir diesen Ort für die Mitarbeiter attraktiv gestalten. Als Vice President für IT Information Systems, Asia Pacific, erklärt Pascal Weiss: „Die Leute müssen für einen höheren Zweck ins Büro kommen, als bloß an Meetings teilzunehmen, sich ‚anzumelden’ und dann abzuschalten. Wir mussten sicherstellen, dass sich alle Beschäftigten wertgeschätzt fühlen und sich darauf freuen, wieder ins Büro zu kommen. In ein Umfeld, in dem wir Innovation und Zusammenarbeit fördern.“

Der neue Arbeitsplatz musste kollaborativ sein, mit Bereichen für konzentriertes Arbeiten, für persönliche Treffen und Meetings mit Kollegen im Ausland sowie kreativer Zusammenarbeit.

Design und Technologie für neue Horizonte vereinen

Als Technologieunternehmen verhelfen wir Kunden zu einer vernetzten Zukunft durch Netzwerke, Services, Lösungen und Infrastruktur. Mit großer Begeisterung setzen wir diese Fähigkeiten auch dafür ein, großartige Mitarbeitererlebnisse für unsere eigenen Beschäftigten zu schaffen.

Wir haben zehn Büros konsolidiert und haben nun drei Standorte mit Arbeitsplätzen in Singapur. Das Aperia ist unser Flaggschiff mit Räumen, in denen Menschen produktiv sein und zusammenkommen können, um unsere Kunden besser zu unterstützen. Die anderen beiden Büros sind Support-Standorte.

Wir haben einen Cloud-First-Ansatz mit Microsoft Azure gewählt, der von einem intelligenten Netzwerk mit Cisco unterstützt wird. Die Zusammenführung dieser Technologien ermöglicht zusätzliche Funktionen, z. B. die Möglichkeit, zu entscheiden, wo im Büro gearbeitet werden soll. Wir können die Kapazität überwachen, die spontane Buchung von Tagungsräumen ermöglichen und sehen, wie der Raum genutzt wird.

Mit Zero Trust sorgen wir für eine sichere Umgebung. Zentralisierte und automatisierte IT-Operationen sind das Rückgrat unseres intelligenten Arbeitsplatzes.

In Aperia haben wir doppelt so viele Meetingräume wie in den vorherigen Gebäuden. „Es gibt viele Bereiche für die Zusammenarbeit, z. B. die Telefonkabine, Besprechungsräume oder sogar Gemeinschaftsbereiche wie eine Teeküche. Und wenn Sie Ruhe brauchen oder sich mit Ihrem Kunden treffen wollen, steht jederzeit ein Besprechungsraum zur Verfügung,“ sagt Yeo.

Die Pandemie unterstrich die Notwendigkeit eines sicheren und gesunden Arbeitsumfelds. Unsere Technologie ermöglicht die Überwachung wichtiger Gesundheitsmetriken wie Luftqualität und Umgebungsbeleuchtung, um ein angenehmes Arbeitsumfeld zu schaffen. Außerdem bieten wir Fahrradstationen an, um die körperliche Gesundheit unserer Mitarbeiter zu fördern.

„Insgesamt ist es ein Umfeld, das zur psychischen Gesundheit beiträgt, und das erleichtert positive Interaktionen und bietet die nötige Technologie, mit der die Leute ihre Arbeit erledigen können,“ erklärt Johan G van Vuuren, Senior Vice President, Human Resources (Asien-Pazifik).

Hybrides Arbeiten erleichtern

„Das Büro profitiert jetzt von einer lebhafteren Atmosphäre und ist so hell,“ sagt Janna Ybanez, Senior Talent Acquisition Analyst. „Es gibt mehr freien Platz. Ich kann sehen, dass der Arbeitsplatz nun Effektivität fördert, besonders bei der Zusammenarbeit. Wir haben so viele Bereiche, die der Zusammenarbeit dienen. Und für vertrauliche Besprechungen stehen Räume mit mehr Rückzugsmöglichkeiten zur Verfügung. Alle Tagungsräume sind barrierefrei und stehen so im Einklang mit unserem Engagement für einen Arbeitsplatz mit mehr Inklusion.“

Verbesserung der Mitarbeitererlebnisse

Wir führten eine Mitarbeiterumfrage in Bezug auf die physische Umgebung und Technologie durch. Die Ergebnisse zeigen hier Zufriedenheitswerte von 76 % sowohl mit Blick auf die physische Umgebung als auch die Technologie.

Verbesserte Einsparungen

Der Umzug in neue Büros ermöglichte uns einmalige Einsparungen durch Entsorgung, Verlagerung und Außerbetriebnahme von Geräten. Darüber hinaus konnten wir monatliche Betriebskosteneinsparungen von 40 % durch die Konsolidierung von ISDN-Schaltungen und die Migration von Anruf-Workloads zu Microsoft Teams verzeichnen. Mit der Verlagerung aller bisherigen Server in die Cloud haben wir die Kosten um 30 % senken können.

Auf unsere Nachhaltigkeitsziele hinarbeiten

Mit der Stilllegung der alten Infrastruktur senken wir unseren Stromverbrauch. Wir sind auch zu papierlosen Büros übergegangen. „Mit der Unterstützung von Cisco und Microsoft implementieren wir neue Technologien für einen nachhaltigeren, sparsamen Arbeitsplatz, der die Sicherheit unserer Beschäftigten gewährleistet“, so Weiss.