Die intelligente Arbeitsumgebung von NTT schafft großartige Mitarbeitererlebnisse und erleichtert hybrides Arbeiten

Vision

Das Büro für die Zukunft der Arbeit fit machen

Die Konsolidierung von mehreren Unternehmen und zehn Niederlassungen in Singapur war Herausforderung und Chance gleichermaßen. Wir hatten eine herkömmliche Büroeinrichtung, bei der jede Person ihren eigenen Schreibtisch und ihr eigenes Telefon hatte. Das änderte sich mit der Pandemie, als unsere Mitarbeiter plötzlich von zu Hause aus arbeiten mussten. Als Technologieunternehmen verfügten wir zum Glück über die Ressourcen, um diese Umstellung ohne Probleme zu bewerkstelligen.

Jaselle Yeo, eine Geschäftsanalystin, vermisste das Büro zeitweise, während sie von zu Hause aus arbeitete. „Das Arbeiten im Homeoffice hat Vor- und Nachteile. Gut ist die Zeitersparnis, weil sich der Arbeitsweg erübrigt und Meetings direkt nacheinander abgehalten werden können. Der Nachteil sind Störungen in virtuellen Meetings, bei denen man überdies die Körpersprache von Kunden nicht so gut lesen kann wie im persönlichen Kontakt.“

Als die Einschränkungen aufgehoben wurden und es sicher war, ins Büro zurückzukehren, wollten wir diesen Ort für die Mitarbeiter attraktiv gestalten. Pascal Weiss, Vice President für IT Information Systems (Asien-Pazifik), I&T Digital Transformation, erläutert: „Die Leute brauchen einen sinnvolleren Grund, um ins Büro kommen, als bloß an Meetings teilzunehmen, auf „Anmelden“ zu klicken und dann quasi abzuschalten. Wir mussten sicherstellen, dass sich all unsere Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen und sich darauf freuen, wieder ins Büro zu kommen. In ein Umfeld, in dem wir Innovation und Zusammenarbeit fördern.“

Die neue Arbeitsumgebung musste kollaborativ sein und sowohl Bereiche für konzentriertes Arbeiten bieten als auch für persönliche Treffen und Meetings mit Kollegen im Ausland sowie für kreative Zusammenarbeit.

Transformation

Design und Technologie für neue Perspektiven vereinen

Als Technologieunternehmen, das Kunden zu einer vernetzten Zukunft durch Netzwerke, Services, Lösungen und Infrastruktur verhilft, haben wir unsere internen Fähigkeiten genutzt, um großartige Mitarbeitererlebnisse für unsere eigenen Mitarbeiter zu schaffen.

Wir haben zehn Büros konsolidiert und arbeiten nun an drei Standorten in Singapur. Das „Aperia“-Büro ist unser Flaggschiff – mit Räumen, in denen Menschen produktiv sein und zusammenkommen können, um unsere Kunden besser zu unterstützen. Die anderen beiden Büros sind Support-Standorte.

Wir haben uns für einen Cloud-First-Ansatz mit Microsoft Azure entschieden, unterstützt von einem intelligenten Netzwerk mit Cisco. Die Zusammenführung dieser Technologien ermöglicht zusätzliche Funktionen, z. B. die Möglichkeit zu entscheiden, wo im Büro gearbeitet werden soll. Wir können die Kapazität überwachen, die spontane Buchung von Besprechungsräumen ermöglichen und sehen, wie der Raum genutzt wird.

Mit Zero Trust sorgen wir für eine sichere Umgebung. Zentralisierte und automatisierte IT-Operationen sind das Rückgrat unserer intelligenten Arbeitsumgebung.

Im Aperia haben wir doppelt so viele Meetingräume wie in den vorherigen Gebäuden. „Es gibt viele Bereiche für die Zusammenarbeit, wie z. B. eine Telefonkabine, Besprechungsräume und auch Gemeinschaftsbereiche wie eine Teeküche. Und wenn jemand Ruhe braucht oder ein Meeting mit einem Kunden abhalten will, steht jederzeit ein Besprechungsraum zur Verfügung“, so Yeo.

Die Pandemie hat gezeigt, wie wichtig ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld ist. Unsere Technologie ermöglicht die Überwachung wichtiger Gesundheitsmetriken wie Luftqualität und Umgebungsbeleuchtung, um ein angenehmes Arbeitsumfeld zu schaffen. Außerdem bieten wir Fahrradstationen an, um die körperliche Gesundheit unserer Mitarbeiter zu fördern.

„Insgesamt ist es ein Umfeld, das die psychische Gesundheit unterstützt, was positive Interaktionen erleichtert, und das jene Technologie zur Verfügung stellt, die Menschen benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen“, erklärt Johan G van Vuuren, Senior Vice President, Human Resources (Asien-Pazifik).

Ergebnisse

Hybride Arbeit ermöglichen

„Das Büro profitiert nun von einer lebhafteren Atmosphäre und ist so hell“, sagt Janna Ybanez, Senior Talent Acquisition Analyst. „Es gibt mehr offenen Raum. Ich kann sehen, dass die Arbeitsumgebung nun Effektivität fördert, besonders bei der Zusammenarbeit. Wir haben so viele Bereiche, die der Zusammenarbeit dienen. Und für vertrauliche Besprechungen stehen Räume mit mehr Privatsphäre zur Verfügung. Alle Besprechungsräume sind barrierefrei gestaltet, ganz im Sinne unseres Engagements für einen integrativeren Arbeitsplatz.“

Verbesserung der Mitarbeitererlebnisse

Wir führten eine Mitarbeiterumfrage durch in Bezug auf die physische Umgebung und Technologie. Die Ergebnisse zeigen hier Zufriedenheitswerte von 76 % mit der physischen Umgebung sowie mit der Technologie.

Verbesserte Einsparungen

Der Umzug in neue Büros ermöglichte uns einmalige Einsparungen durch Entsorgung, Verlagerung und Außerbetriebnahme von Geräten. Darüber hinaus konnten wir monatliche Betriebskosteneinsparungen von 40 % durch die Konsolidierung von ISDN-Schaltungen und die Migration von Telefonie-Workloads zu Microsoft Teams verzeichnen. Mit der Verlagerung aller unserer Legacy-Server in die Cloud haben wir die Kosten um 30 % senken können.

Auf unsere Nachhaltigkeitsziele hinarbeiten

Mit der Stilllegung der alten Infrastruktur senken wir unseren Stromverbrauch. Wir stellen auch auf ein papierloses Büro um. „Mit der Unterstützung von Cisco und Microsoft implementieren wir neue Technologien, die es uns ermöglichen, den Verbrauch besser zu steuern und so eine nachhaltigere Arbeitsumgebung zu schaffen, die die Sicherheit unserer Beschäftigten gewährleistet“, sagt Weiss.