Citrix

Vision

Vollständig verwaltete Webinare für ein hochwertiges Mitarbeitererlebnis

Als Unternehmen, dessen zentrale Markteinführungsstrategie auf der Verbesserung des Mitarbeitererlebnisses beruht, ist die Bereitstellung hochwertiger interner Kommunikationsveranstaltungen bei Citrix von zentraler Bedeutung.

Im Mittelpunkt der Kommunikation steht das regelmäßige globale Mitarbeiter-Meeting (GEM), ein Webinar, an dem zwischen 5.000 und 6.000 Mitarbeiter live teilnehmen. Bei dem Meeting, das vom CEO und seinem Führungsteam veranstaltet wird – einschließlich CTO, CMO, CPO und CFO – werden wichtige Ankündigungen gemacht und globale Initiativen präsentiert. Für diese eine Stunde gibt es eine straffe Agenda. Diese erfordert eine professionelle Umsetzung, um den Mitarbeitern ein hochwertiges Erlebnis bieten zu können.

Citrix hatte hier in der Vergangenheit eine Reihe von unbefriedigenden Erfahrungen mit seinem etablierten Webcast-Anbieter. Zu den Herausforderungen gehörten nicht nur technische Fehler, sondern auch die Unfähigkeit, qualitativ hochwertige Videoinhalte nahtlos bereitzustellen, sowie Verzögerungen beim On-Demand-Zugang.

Citrix brauchte also einen neuen Partner, musste aber gleichzeitig gewährleisten, dass alle Anforderungen innerhalb eines Zeitraums von nur sechs Wochen erfüllt würden.

Transformation

Flexible Lösungen für komplexe Infrastruktur- und Logistikanforderungen

Citrix erwog den Einsatz von Selbstbedienungsplattformen, aber der Umfang der Aufgabe ließ dies nicht zu.

Don Fox, Technical Producer, erklärte: „Wir haben alle Vollzeitjobs, also wollten wir, dass jemand anderes die Produktion übernimmt. Ich wollte einfach nur beschreiben, was wir brauchen, und sagen: Können Sie uns das bitte liefern? Uns war auch klar, dass wir einen einzigen Anbieter und Ansprechpartner (eine Full-Service-Lösung) brauchten, der für die Auswahl der Webcast-Plattform sowie die Produktion und Bereitstellung all unserer Webcasts einschließlich der Verwaltung der Produktionsdienste vor Ort verantwortlich ist.“

Ein wichtiger Faktor bei der Auswahl von NTT war unsere Fähigkeit, die geforderte Bandbreite an Services, die durch leistungsfähige und flexible Plattformen unterstützt werden, zu bieten. Wir empfahlen die Webcast-Pro-Plattform, da sie ein ähnliches Teilnehmererlebnis wie die vorherige Lösung bietet und gleichzeitig von schnellen Entwicklungszyklen und einem agilen Entwicklungsteam profitiert, das die von Citrix benötigten Anpassungen vornehmen kann. Um das GEM nun also innerhalb von nur sechs Wochen erfolgreich umzusetzen, standen die Teams gleich vor mehreren Herausforderungen:

Komplexer und langwieriger Beschaffungsprozess

Normalerweise lässt sich Citrix drei bis vier Monate Zeit, um einen neuen Anbieter an Bord zu holen, da das Unternehmen strenge rechtliche, finanzielle und sicherheitstechnische Prüfungen durchführt. In Zusammenarbeit mit Citrix waren wir allerdings in der Lage, diesen Prozess innerhalb von sechs Wochen abzuschließen.

Single Sign-On (SSO) für 10.000 Mitarbeiter

Mit streng vertraulichen Inhalten musste der Zugriff auf die Webinare sicher sein. Passwörter, die frei weitergegeben werden konnten, waren keine Option. Die SSO-Integration war das ideale Szenario. Allerdings war SSO über Okta, die sichere SSO-Plattform von Citrix, nicht möglich.

Späte Änderung des Veranstaltungsformats

Der erste Webcast war für alle Führungskräfte so eingerichtet worden, dass sie ihre Präsentation von zu Hause aus halten konnten. 24 Stunden vor der Veranstaltung wurde jedoch mitgeteilt, dass der Großteil des Teams doch im Gebäude von Citrix anwesend sein würde. Aufgrund der strengen Sicherheitsprotokolle war der Zugriff vom Citrix-Netzwerk zu einigen Webseiten und Anwendungen eingeschränkt.

„Wir mussten innerhalb von 24 Stunden mehrere drahtlose Netzwerke, das Unternehmens- und Gast- sowie Besuchernetzwerk testen. Das Hauptproblem war, dass die Firewall Video blockierte. Wenn ein Referent also seine Kamera nicht einschalten kann, ist das ein großes Problem.

„Ich glaube, wir haben sieben Stunden lang über Teams telefoniert. Einige unserer Mitarbeiter kamen ins Büro und das NTT-Team blieb die ganze Zeit bei uns. Niemand ist gegangen. Wir mussten prüfen, testen und bestätigen, dass an diesem Tag alles funktionierte“, sagte Fox.

Ergebnisse

Nahtlose Event-Erlebnisse verbinden das globale Team von Citrix sicher

Für Fox ist der Maßstab für den Erfolg die Fähigkeit der Mitarbeiter, eine nahtlose Verbindung zu einer Veranstaltung herzustellen.

„5.000 Menschen nahmen an der Veranstaltung teil und alles lief perfekt. Wir haben einen Helpdesk sowie Chat-Kanäle, um Fragen zu beantworten und bei Problemen sofort zu helfen, aber es blieb still. So etwas ist noch nie vorgekommen. Seitdem haben wir zwei weitere Veranstaltungen durchgeführt, die genauso reibungslos abliefen wie die erste.“

Es gab vier wichtige Vorteile:

SSO

Die wichtigste Anforderung von Citrix war die Abschaffung der Teilnehmerregistrierung, sodass die Eingabe von Vorname, Nachname, E-Mail und Passwort überflüssig wird. Der Zugang über Okta erforderte die Entwicklung eines kundenspezifischen Produkts, die durch die Open-API-Infrastruktur der Webcast-Pro-Plattform ermöglicht wurde. Nach zwei Tagen umfangreichen Testens wurde der Link zur Registrierung für die SSO-Integration nur 24 Stunden vor der Veranstaltung für alle Mitarbeiter freigegeben.

Auf Abruf

Außerdem ist es für Citrix wichtig, dass das GEM nach der Live-Veranstaltung so schnell wie möglich dem globalen Team zur Verfügung gestellt werden kann. Der Webinar-Stream wird im Citrix-Intranet veröffentlicht (häufig mit geringfügigen Änderungen) und wird von bis zu 5.000 Personen On-Demand angesehen. Mit NTT war dies noch am selben Tag möglich – im Gegensatz zum vorherigen Anbieter, der bis zu drei Tage dafür brauchte.

Unterstützung für Führungskräfte

Fox hob die Unterstützung für die Führungskräfte hervor und schilderte eine Situation, in der eine Referentin 10 Minuten vor der Veranstaltung Probleme mit der Verbindung hatte: „Jemand aus dem Team rief sie an, erklärte ihr alles und sie konnte sich anmelden. Dieser zusätzliche Schritt ist von unschätzbarem Wert: dass jemand den Telefonhörer in die Hand nimmt, um eine Führungskraft anzurufen, die ein wenig Unterstützung und Beruhigung braucht.“

Hybridplan

Im Jahr 2022 sollen die Meetings zu einem vollständigen Hybridmodell übergehen, bei dem ein Teil des Führungsteams in der Niederlassung in Fort Lauderdale vor einem Publikum vor Ort anwesend ist und andere Führungskräfte per Konferenzschaltung teilnehmen. Einen Service und eine Plattform zu haben, die dieses Modell unterstützen, war ein klares Unterscheidungsmerkmal für Citrix.